Компания использовала портал Битрикс24 для управления внутренними процессами и работы сотрудников.
В процессе работы компании регулярно требовалось отправлять почтовую корреспонденцию через сервис Почты России.
Особенность процесса заключалась в том, что у компании было 3 юридических лица, каждое из которых использовало отдельный личный кабинет Почты России.
Перед началом работы отправка корреспонденции требовала ручного переноса информации между двумя системами.

Процесс подготовки и отправки корреспонденции занимал много времени и зависел от ручных действий сотрудников.
Каждая отправка проходила через несколько этапов:

• создание заявки в Битрикс24;
• перенос данных в личный кабинет Почты России;
• выбор нужного юридического лица;
• заполнение информации об отправлении;
• формирование документов;
• возврат информации обратно в CRM.

Из-за большого количества ручных операций возникали типовые проблемы:

• сотрудники тратили время на повторный ввод одних и тех же данных;
• увеличивался риск ошибок в адресах и параметрах отправления;
• информация о статусах отправки хранилась в разных системах;
• документы приходилось скачивать и вручную прикреплять в Битрикс24;
• было сложно контролировать полный путь отправления.

Дополнительная сложность возникала из-за использования нескольких юридических лиц.
Сотруднику необходимо было самостоятельно определить, в какой кабинет Почты России передать данные, что увеличивало вероятность ошибки.

Чтобы объединить процессы работы с корреспонденцией, мы разработали интеграцию между Битрикс24 и сервисом Почты России.
1. Настроили единый процесс создания отправленийМы разработали процесс, при котором сотрудник создаёт заявку непосредственно в Битрикс24.
В карточке отправления доступны необходимые поля:

• юридическое лицо;
• получатель;
• адрес;
• тип отправления;
• вес;
• объявленная ценность;
• описание вложения;
• параметры доставки.

Теперь вся информация формируется в одной системе.

После подготовки заявки интеграция автоматически:

• определяет нужное юридическое лицо;
• выбирает соответствующий кабинет Почты России;
• передаёт данные отправления;
• создаёт отправку.

Сотрудникам больше не нужно вручную переносить информацию между системами.

После создания отправления в CRM автоматически возвращаются:

• трек-номер;
• статус отправления;
• документы для печати;
• конверт;
• список внутренних отправлений;
• опись вложения.

Теперь вся информация по отправке хранится в карточке заявки.

Мы предусмотрели сценарии, когда отправление невозможно создать.
При возникновении ошибки сотрудник получает:

• описание причины;
• информацию о проблемном поле;
• рекомендации по исправлению.

Это позволяет быстрее находить и устранять проблемы без обращения к техническим специалистам.

Для заказных и ценных отправлений настроен возврат информации о вручении.
После получения подтверждения от Почты России данные автоматически передаются обратно в Битрикс24.

После внедрения интеграции компания получила единый процесс управления отправлениями.

• Что изменилось:сотрудники работают только в Битрикс24, без необходимости переключаться между системами;
• исключён повторный ввод данных;
• снизилось количество ошибок при создании отправлений;
• документы автоматически сохраняются в CRM;
• вся история отправлений доступна в одной карточке;
• появился контроль статусов и этапов доставки.

Интеграция Битрикс24 и Почты России позволила превратить ручной процесс работы с корреспонденцией в автоматизированный бизнес-процесс.
Компания получила:

• единое рабочее пространство для сотрудников;
• прозрачный контроль отправлений;
• снижение операционной нагрузки;
• более быстрый и стабильный процесс обработки корреспонденции.

АртСолюшн24 помогает компаниям не просто внедрять CRM, а объединять все необходимые сервисы в единую цифровую систему.