Что можно автоматизировать в Битрикс24: 5 процессов, которые пора перестать делать вручную

12 ноября 2026 · ArtSolution24

В Битрикс24 в первую очередь стоит автоматизировать пять процессов: распределение заявок, напоминания о повторных контактах, типовые письма и документы, передачу заказа между отделами и отчеты. Эти действия повторяются каждый день по понятному правилу, и на них сотрудники теряют больше всего времени.

Во многих компаниях Битрикс24 уже есть, но менеджер по-прежнему сам ставит себе напоминание, переносит данные из формы в CRM, отправляет одно и то же письмо и проверяет, оплачен ли счет. Руководитель каждую пятницу просит «скинуть цифры». CRM внедрена, а процессы держатся на памяти людей.

Кому полезно и что вы узнаете

• Для собственников и руководителей продаж, у которых Битрикс24 есть, а работа по-прежнему идет в почте и Excel
• Какие пять процессов дают эффект быстрее всего
• Как проверить, стоит ли автоматизировать конкретное действие
• Сколько времени в месяц съедает одна ручная операция

Битрикс24 сам создает лид или сделку из заявки с сайта, почты, звонка или чата и назначает ответственного без участия человека.

Когда заявка сначала падает на общую почту, кто-то пересылает ее менеджеру, а тот вручную создает сделку, в цепочке три места, где клиента можно потерять. Роботы Битрикс24 по новой заявке:

• Создают лид или сделку с данными из формы
• Назначают ответственного по очереди или по загрузке менеджеров
• Ставят задачу на первый контакт
• Уведомляют руководителя, если клиенту долго не отвечают

Скорость ответа перестает зависеть от того, кто сегодня смотрит почту. Например, в оценочной компании «Лабриум» Битрикс24 сам выбирает оценщика по загрузке и ставит ему задачу.

Напоминания в Битрикс24 ставят роботы: они создают задачу или уведомление через заданное время после события в сделке.

Фраза «перезвоню потом» опасна тем, что у «потом» нет даты, а у менеджера одновременно 30-50 активных клиентов. Что можно поручить роботам:

• Поставить задачу позвонить через два дня после отправки коммерческого предложения
• Напомнить о неоплаченном счете
• Вернуть сделку менеджеру после паузы
• Уведомить руководителя о просроченном контакте

Решение, когда и что сказать клиенту, принимает менеджер. Битрикс24 следит, чтобы это решение не потерялось.

Битрикс24 формирует типовые письма, сообщения, счета, договоры и акты по шаблону из данных карточки сделки.

Если сотрудник десять раз в день копирует текст из файла «Шаблоны.docx», это первый кандидат на автоматизацию. Типовые операции:

• Письмо клиенту после заявки
• Сообщение с реквизитами
• Подтверждение встречи
• Коммерческое предложение
• Счет, договор и акт
• Уведомление о статусе заказа

В мебельной компании «Лавелла» договор, счет и акт формируются из карточки сделки: оформление документов на один заказ сократилось с 15-20 до 2-3 минут.

Передачу заказа между отделами автоматизирует смена стадии сделки: Битрикс24 сам создает задачи следующему отделу и передает им данные заказа.

После закрытия сделки начинается эстафета в чатах: «Коллеги, новый клиент, вот договор, вот что ему обещали». Часть информации по дороге теряется. При переходе сделки на нужную стадию Битрикс24 может:

• Создать задачу производству, замерщику или монтажникам
• Запустить согласование
• Уведомить бухгалтерию
• Сформировать документ
• Передать данные в 1С или другую систему

В «Лабриуме» сделка проходит по цепочке от менеджера к секретарю, затем к аналитику, а при стоимости оценки выше 100 тыс. ₽ к экспертизе. Задачу на каждом шаге создает робот, пока сделка не будет выиграна или провалена.

Отчеты по продажам Битрикс24 строит сам из данных CRM: если сделки ведутся в системе, собирать цифры в Excel не нужно.

Обычно руководитель хочет видеть:

• Сколько пришло заявок
• Сколько из них дошло до сделки
• На какой стадии клиенты чаще всего отказываются
• Сколько продаж сделал каждый менеджер
• Сколько сделок просрочено
• Какую выручку ожидать до конца месяца

Если данные уже есть в CRM, а кто-то вручную переносит их в таблицу, компания оплачивает одну и ту же работу дважды. Для сложной аналитики данные Битрикс24 подключают к BI-системам.

Автоматизировать стоит действие, которое повторяется регулярно, выполняется по понятному правилу и обходится компании в деньги, если про него забыть.

Начинать лучше не с настроек роботов, а с обычного рабочего дня сотрудника: выпишите действия, которые он повторяет. Даже короткая операция быстро складывается в часы. Если действие занимает 2 минуты и повторяется 20 раз в день, за 22 рабочих дня это 880 минут, почти 15 часов в месяц. И это один процесс у одного сотрудника.

Цель автоматизации в Битрикс24 убрать действия, которые не требуют решения человека, а не настроить как можно больше роботов.

Хорошая автоматизация почти незаметна. Менеджер не думает, какой робот сейчас сработает: он меняет стадию сделки, а система делает остальное. Если сотрудники заняты переговорами и клиентами, а не копированием данных и ручными напоминаниями, автоматизация работает правильно.

ArtSolution24, платиновый партнер Битрикс24, начинает такие проекты с разбора процессов: смотрим, где сотрудники теряют время и ошибаются и какие действия можно передать Битрикс24 без усложнения работы. Иногда один правильно настроенный процесс полезнее десятка новых функций.

Можно ли автоматизировать Битрикс24 без программиста?
Да, роботы и триггеры в CRM настраиваются без программирования, в карточке воронки. Сценарии с условиями, согласованиями и обменом с 1С обычно собирают из бизнес-процессов и интеграций, и их лучше доверить специалисту.

Что автоматизировать в Битрикс24 в первую очередь?
Распределение новых заявок. На этом этапе компания теряет клиентов быстрее всего: заявка без ответственного может пролежать в почте до следующего дня.

Чем роботы отличаются от бизнес-процессов в Битрикс24?
Робот выполняет одно действие на стадии сделки: ставит задачу, отправляет письмо, меняет ответственного. Бизнес-процесс это цепочка действий с условиями, ветвлениями и согласованиями.

Сколько времени экономит автоматизация?
Зависит от процесса. Одна операция на 2 минуты, которую сотрудник делает 20 раз в день, занимает почти 15 часов в месяц: эти часы и возвращает автоматизация.

Хотите понять, какие процессы в вашей компании стоит автоматизировать первыми? Ответьте на вопросы анкеты, и мы рассчитаем стоимость автоматизации.