Почему сотрудники ведут Excel, хотя в компании есть Битрикс24

12 ноября 2026 · ArtSolution24

Если после внедрения Битрикс24 менеджеры продолжают вести клиентов в таблицах, дело обычно не в дисциплине. Таблица появляется там, где CRM требует больше действий, чем Excel, не делает работу за сотрудника или не показывает всю картину по клиенту. Ниже четыре причины, признаки проблемы и что настроить, чтобы таблица стала не нужна.

Кому полезна статья

• Собственникам, у которых цифры в CRM и в отчетах отдела расходятся.
• Руководителям отдела продаж, которые каждую пятницу собирают отчет вручную.
• Тем, кто только внедряет Битрикс24 и хочет избежать этой ошибки.

Знакомая ситуация: компания внедрила Битрикс24, настроила воронки, карточки клиентов, задачи, телефонию. Через несколько месяцев у менеджеров снова свои таблицы: в одной клиенты, в другой план продаж, в третьей список звонков. А рядом файл «Продажи_финал_точно_последний_v7.xlsx».

1. В CRM неудобно делать то, что сотрудник делает каждый день
Если для смены статуса нужно открыть несколько окон, заполнить десяток полей и нажать пять кнопок, менеджер найдет путь короче: открыть таблицу, поставить комментарий, закрыть.
CRM должна сокращать число действий, а не добавлять их. Если сотрудник постоянно обходит систему, процесс пора пересмотреть.

2. Битрикс24 внедрили, но не автоматизировали
Сама по себе CRM ничего не автоматизирует. Можно перенести в Битрикс24 всю базу и продолжать вручную:

• ставить задачи;
• напоминать себе о звонках;
• менять стадии;
• отправлять письма;
• проверять оплаты;
• собирать отчеты;
• переносить данные между системами.

Тогда CRM становится еще одним местом, куда нужно вносить данные. И сотрудник задает логичный вопрос: «Если я все равно делаю это руками, зачем мне еще и Битрикс24?»

3. Автоматизировали процесс со схемы, а не реальный
Частая ошибка: сначала настраивают Битрикс24, а потом выясняют, как сотрудники работают на деле.
Пример: руководитель считает, что после отправки коммерческого предложения сделка сразу переходит на следующую стадию. А менеджер сначала отправляет КП, ждет ответа, перезванивает, уточняет условия, пересчитывает предложение и согласует скидку. Этих шагов в CRM нет, и менеджер ведет их в таблице.

4. В Битрикс24 нет всей нужной информации
Продажи в Битрикс24, оплаты в 1С, остатки в складской системе, документы на общем диске, договоренности в мессенджере. Чтобы понять, что происходит с клиентом, менеджер собирает картину сам и самое важное переносит в таблицу.
Дело не в любви к Excel: сотруднику нужен один экран, на котором видно все по клиенту. Поэтому хороший проект автоматизации часто начинается не с настройки CRM, а с интеграций.

Проблема есть, если менеджеры:

• ведут параллельные таблицы;
• записывают клиентов в блокнот;
• пересылают себе сообщения «не забыть позвонить»;
• вручную копируют данные из 1С;
• каждую неделю собирают одни и те же отчеты;
• спрашивают друг друга о статусах заказов;
• хранят важные договоренности только в переписке.

Это не проблема дисциплины. Скорее всего, Битрикс24 пока не встроен в реальную работу.

Нет. Разовый расчет быстрее сделать в таблице, чем создавать для него процесс в CRM. Проблема начинается, когда Excel становится второй CRM.
Пример: в Битрикс24 120 активных сделок, в таблице руководителя 103, у менеджера 97. Какая цифра верная, не знает никто. У компании больше нет единого источника данных.

Не начинайте с запрета «с завтрашнего дня никаких таблиц». Откройте эти таблицы и посмотрите, зачем сотрудники их завели. Там часто уже лежит готовое техническое задание на автоматизацию.

• Колонка «позвонить через три дня» → робот ставит задачу на звонок, когда сделка попадает на нужную стадию.
• Отметка «счет оплачен» после звонка в бухгалтерию → интеграция с 1С: статус оплаты приходит в сделку сам.
• Отчет отдела, который руководитель собирает по пятницам → дашборд в Битрикс24 или BI-аналитика.
• Одни и те же данные, скопированные между карточками → роботы и бизнес-процессы переносят данные сами.

Робот в Битрикс24: автоматическое действие, которое срабатывает, когда сделка переходит на заданную стадию: ставит задачу, отправляет письмо, меняет поле.

Главный вопрос для аудита: что сотрудники делают руками, потому что CRM пока не делает этого за них? Ответ быстро показывает, где автоматизация нужна в первую очередь.

Группа компаний GALEAS занимается экспортом и импортом грузов в Китае, России, Турции и странах ЕС и продвигает услуги на международных выставках. Данные вели в рабочих таблицах и собирали вручную. Руководителю не хватало прозрачной аналитики: рентабельности выставок, эффективности сотрудников, контроля сроков. Из-за ручного сбора данных приходилось контролировать каждый шаг, а команда опасалась перехода на новую систему.

Мы перенесли данные из таблиц в сделки и пользовательские поля Битрикс24. Настроили расчет успешных и неуспешных сделок с суммами по статусам и дашборд с фильтрами и уровнями доступа: сделки по каждой выставке, даты контактов с клиентом, активность менеджеров и конверсия. Чтобы снять страх перехода, до старта показали прототип на данных самого клиента.

В итоге аналитика по сделкам и менеджерам собрана в одном окне, а контролировать работу команды стало проще и быстрее. Подробнее в кейсе GALEAS.

Если Битрикс24 требует от сотрудника больше действий, чем Excel, сотрудник рано или поздно выберет Excel. Нормальная автоматизация выглядит наоборот:
клиент обратился → сделка появилась сама → задача поставилась сама → письмо ушло → статус изменился → руководитель увидел результат в отчете.
А менеджер занимается тем, за что ему платят: общается с клиентом и продает.

Если в вашей компании таблицы живут рядом с CRM, это не значит, что Битрикс24 «не прижился». Чаще всего между реальным процессом и настройками остался разрыв. Мы в ArtSolution24 разбираем процессы, убираем лишние ручные действия и настраиваем интеграции, чтобы этот разрыв закрыть.

Как сделать, чтобы менеджеры работали в Битрикс24, а не в Excel?
Запрет не работает. Выясните, что сотрудники ведут в таблицах, и перенесите эти действия в CRM так, чтобы в Битрикс24 их было делать быстрее: роботы, шаблоны документов, минимум обязательных полей.

Нужно ли полностью отказаться от Excel?
Нет. Разовые расчеты удобно делать в таблице. Важно, чтобы рабочие данные о клиентах и сделках жили в одной системе.

Почему цифры в CRM и в таблицах расходятся?
Одни и те же данные вносят в два места в разное время и разные люди. Как только источник становится один, расхождения исчезают.

С чего начать, если таблиц уже много?
Соберите таблицы отдела, выпишите колонки и для каждой ответьте: откуда берутся данные и кто их обновляет. Повторяющиеся ручные действия автоматизируются в первую очередь.

Хотите понять, какие таблицы в вашей компании можно заменить? Ответьте на вопросы анкеты, и мы рассчитаем объем работ.