Компания «Импортсервис» - крупнейший поставщик подшипниковой продукции премиум-брендов в России под управлением WMS. Компания на рынке более 20 лет. 2 собственных склада в Перми и Новосибирске и консигнационные склады на территории РФ позволяют клиентам оперативно выбрать нужную подшипниковую продукцию, которую они готовы доставить в самые короткие сроки.

Компания работает как с крупнейшими предприятиями России, так и розничным потребителями. В 2021 году был открыт первый розничный магазин подшипниковой продукции в Перми, где клиенты могут получить подшипники в тот же день.

Необходимо было оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы по согласованию заявок на командировку сотрудников. Автоматизация именно этих процессов была необходима для получения четкой картины на какие этапы делится этот процесс (в какие отделы поступают те или иные заявки от сотрудников разных отделов, кто подписывает все необходимые документы, какие ресурсы для этого необходимы и т.д.) и в последствии, для налаживания эффективного взаимодействия между подразделениями предприятия.

Первым этапом был проведен аудит бизнес-процессов работы сотрудников разных отделов, связанных с согласованием командировок, для определения этапов и взаимодействия между отделами. Далее на основе анализа было составлено техническое задание по внедрению Битрикс24.
В ходе работы над проектом были осуществлены следующие действия:
• Настройка основных модулей (CRM, организационная структура, задачи, календарь, документы).
• Настройка по автоматизации задач, уведомлений и шаблонов писем.
• Настройка стадий и воронок
• Написание единого смарт-процесса системы
• Написание бизнес-процессов
• Определение всех необходимых полей, зависящих друг от друга и влияющих на работу бизнес-процессов
• Для каждого этапа по согласованию командировки созданы отдельные смарт-процессы
• Настройка прав доступа для пользователей.
• Создание шаблонов документов, для улучшения процесса обработки документов

По итогам, в результате внедрения, генеральный директор и руководители отделов получили:
• возможность управления проектами и задачами с помощью единой системы.
• упрощение процесса коммуникации внутри компании
• контроль процесса коммуникации между отделами и сотрудниками
• оптимизацию рабочих процессов и сокращение времени на их выполнение
• управление проектами и задачами с помощью единой системы
• возможность видеть целостную картину по отделам
• четкую и систематизированную систему обработки заявок

В результате внедрения Битрикс24 компания "Импортсервис" достигла оптимизации и автоматизации бизнес-процессов по согласованию командировок, что привело к улучшению взаимодействия между подразделениями и повышению эффективности работы.