Национальный исследовательский университет ИТМО (в советское время — ЛИТМО, Ленинградский институт точной механики и оптики) — российское федеральное государственное автономное учебное заведение.

Вуз входит в топ-5 российских вузов по качеству бюджетного приёма, один из лидеров по уровню зарплат IT-выпускников. Лидер федеральных инициатив развития конкурентоспособности российских вузов — «Проекта 5—100» (2013—2020) и «Приоритет 2030» (с 2021 года). Входит в национальные и глобальные (ARWU, QS и THE) академические рейтинги. Так, с 2019 года представлен в первой сотне Шанхайского предметного рейтинга (ARWU) «Автоматизация и управление», с 2022-го — лидирует среди российских вузов в области «Nanoscience & Nanotechnology».

В университете работает порядка 3 500 сотрудников, из них более 1 300 – преподаватели. Ежегодно обучается почти 14 000 студентов, из них более 2 500 иностранных.

Необходимо было оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы по приему на обучение абитуриентов и студентов. Помимо высшего образования, вуз занимается довузовским и профессиональным дополнительным образованием. Автоматизация именно этих процессов была необходима для получения полной картины поступления и обучения (кто, куда поступает, какие курсы понадобятся и т.д.) и соответственно, для налаживания эффективного взаимодействия между подразделениями института - надо же понимать, кто, сколько часов и кому будет читать, какие зачеты, экзамены принимать и так далее.

Основные направления, по которым проводилась работа:
• ДПО (дополнительное профессиональное образование)
• ДДО (довузовское дополнительное образование, подготовка к поступлению)
• Приёмная комиссия внутренняя
• Приёмная комиссия международная

Первым этапом был проведен аудит бизнес-процессов работы сотрудников ИТМО по учету и взаимодействию с абитуриентами и студентами. На основе анализа был составлено техническое задание внедрения Битрикс24.
В ходе осуществления проекта были осуществлены следующие действия:
• Разворачивание и настройка коробочной версии Битрикс24 на сервере заказчика
• Настройка основных модулей (CRM, задачи, календарь, документы).
• Настройка уведомлений, шаблонов писем.
• Настройка стадий и воронок.
• Написание бизнес-процессов
• Для Внутренней и международной приёмной комиссий созданы отдельные смарт-процессы для каждого уровня обучения: бакалавриат, магистратура, аспирантура.
• Настройка доступов для пользователей.
• Создание интеграции ЛК ИТМО с Битрикс24
• Создание интеграции с LMS Moodle

В результате внедрения, руководство вуза и профильных подразделений получило:
• Возможность управления проектами и задачами с помощью единой системы.
• Упрощение процесса коммуникации с абитуриентами и студентами.
• Контроль процесса коммуникации с абитуриентами и студентами.
• Оптимизация рабочих процессов и сокращение времени на их выполнение.
• Управление проектами и задачами с помощью единой системы.
• Возможность видеть целостную картину по отделам.

Все это позволило эффективно планировать работу сотрудников, в первую очередь преподавательского состава – стало понятно, какие учебные курсы и для скольких студентов будет читать тот или иной преподаватель, какая будет загрузка при приеме документов и зачислении. Удалось убрать задваивания и узкие места.
Улучшилась и атмосфера в коллективе – все стали понимать, какая у кого загрузка, исчезли неожиданности, в виде незапланированной нагрузки.