Национальный исследовательский университет ИТМО (в советское время — ЛИТМО, Ленинградский институт точной механики и оптики) — российское федеральное государственное автономное учебное заведение.

Вуз входит в топ-5 российских вузов по качеству бюджетного приёма, один из лидеров по уровню зарплат IT-выпускников. Лидер федеральных инициатив развития конкурентоспособности российских вузов — «Проекта 5—100» (2013—2020) и «Приоритет 2030» (с 2021 года). Входит в национальные и глобальные (ARWU, QS и THE) академические рейтинги. Так, с 2019 года представлен в первой сотне Шанхайского предметного рейтинга (ARWU) «Автоматизация и управление», с 2022-го — лидирует среди российских вузов в области «Nanoscience & Nanotechnology».

В университете работает порядка 3 500 сотрудников, из них более 1 300 – преподаватели. Ежегодно обучается почти 14 000 студентов, из них более 2 500 иностранных.

Необходимо было оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы по приему на обучение абитуриентов и студентов. Помимо высшего образования, вуз занимается довузовским и профессиональным дополнительным образованием. Автоматизация именно этих процессов была необходима для получения полной картины поступления и обучения (кто, куда поступает, какие курсы понадобятся и т.д.) и соответственно, для налаживания эффективного взаимодействия между подразделениями института - надо же понимать, кто, сколько часов и кому будет читать, какие зачеты, экзамены принимать и так далее.

Основные направления, по которым проводилась работа:
• ДПО (дополнительное профессиональное образование);
• ДДО (довузовское дополнительное образование, подготовка к поступлению);
• приёмная комиссия внутренняя;
• приёмная комиссия международная.

Первым этапом был проведен аудит бизнес-процессов работы сотрудников ИТМО по учету и взаимодействию с абитуриентами и студентами. На основе анализа был составлено техническое задание внедрения Битрикс24.

В ходе осуществления проекта были осуществлены следующие действия:
• разворачивание и настройка коробочной версии Битрикс24 на сервере заказчика;
• настройка основных модулей (CRM, задачи, календарь, документы);
• настройка уведомлений, шаблонов писем;
• настройка стадий и воронок;
• написание бизнес-процессов;
• для внутренней и международной приёмной комиссий созданы отдельные смарт-процессы для каждого уровня обучения: бакалавриат, магистратура, аспирантура;
• настройка доступов для пользователей;
• создание интеграции ЛК ИТМО с Битрикс24;
• создание интеграции с LMS Moodle.

В результате внедрения, руководство вуза и профильных подразделений получило:
• возможность управления проектами и задачами с помощью единой системы;
• упрощение процесса коммуникации с абитуриентами и студентами;
• контроль процесса коммуникации с абитуриентами и студентами;
• оптимизация рабочих процессов и сокращение времени на их выполнение;
• управление проектами и задачами с помощью единой системы;
• возможность видеть целостную картину по отделам.

Все это позволило эффективно планировать работу сотрудников, в первую очередь преподавательского состава – стало понятно, какие учебные курсы и для скольких студентов будет читать тот или иной преподаватель, какая будет загрузка при приеме документов и зачислении. Удалось убрать задваивания и узкие места.
Улучшилась и атмосфера в коллективе – все стали понимать, какая у кого загрузка, исчезли неожиданности, в виде незапланированной нагрузки.