Мебельная компания , занимаются изготовлением и продажей мебели под заказ. У компании два подразделения:

1. розничные точки, где принимают заявку на изготовление мебели параметрам заказчика;
2. мебельная фабрика, где изготавливают мебель.
Клиент подает заявку на изготовление мебели через дизайнера в офисе, а дизайнеры передают заказ мебельной фабрике.

Когда в компании работает два подразделения и командная работа не складывается — это влияет на общее качество услуг, мотивацию сотрудников и косвенно отражается на прибыли компании.

Это можно исправить путем автоматизации бизнес процессов и усиления контроля в этапах работ. Например, как в мебельной фабрике из Москвы, где была слабая коммуникация между работниками офиса и мебельным цехом.
Основные проблемы:

• Нет единой базы для сбора обращения клиентов. Клиенты писали через сайт компании, иногда в Телеграмме и Вконтакте. На обращения нужно было отвечать оперативно, иначе клиент мог уйти не дождавшись ответа.
• Сложная коммуникация между сотрудниками офиса и фабрики. Для передачи заказа клиента, сотрудники компании вели огромную переписку через почту. Какая-то информация могла потеряться, а что-то сотрудники переспрашивали друг у друга по несколько раз. Иногда часть информации могла затеряться среди сообщений и мебельщики могли не учесть все пожелания клиента. Все это влияло на срок выполнения заказа и качество услуг.
• Отсутствие контроля за сроками заказа. Иногда дизайнеры могли затянуть срок передачи заказа в фабрику и увеличить общий срок выполнения услуг.

Внедрили Битрикс24 с целью автоматизации бизнес процессов в компании и усиления контроля за соблюдением сроков:

1. Для фиксации обращений клиентов из соцсетей и сайта установили дополнительные приложения для Битрикс24 и сделали форму обратной связи на сайте компании.

2. Сделали удобную регистрационную форму для заполнения деталей заказа. Создали уникальные поля для мебельной ниши, например: тип фурнитуры, количество направляющих, вид фасада и т.д. По каждому заказу дизайнер заполняет регистрационную форму.

3. Определили для каждого вида работ необходимые документы. Перед тем, как отправить заказ на фабрику, система будет запрашивать необходимые документы. Дизайнер должен их загрузить в папку.

4. Разделили работу на этапы и поставили определенный тайминг. Например, для дизайнера поставили сроки для передачи заказа на фабрику и присвоения заказу фабричного номера. Если сотрудник нарушил срок выполнения работ, то система уведомляла об этом руководителя. Это помогло руководству следить за эффективностью работы сотрудников и за общей загруженностью специалистов заказами.
Результаты внедрения Битрикс24

• Все обращения клиентов в одном окне.
• Наладили рабочие процессы и повысили качество услуг
• Усилили контроль за соблюдением дедлайнов