• Отсутствие единого канала для обработки обращений клиентов. Сообщения поступали через сайт, социальные сети и мессенджеры. Без централизованной системы учета заявки легко терялись, на ответы уходило слишком много времени. В условиях высокой конкуренции это означало потерю клиентов;

• Низкая эффективность коммуникации между офисом и фабрикой. Для передачи заказа использовалась электронная почта, переписка велась вручную. Информация дублировалась, терялась или передавалась с искажениями. Это приводило к ошибкам в заказах и увеличивало срок производства;

• Отсутствие контроля сроков. Передача заказов от дизайнеров на фабрику могла затягиваться. Руководство не имело инструментов для оперативного контроля и оценки загруженности сотрудников.

1. Централизация клиентских обращений. Интегрировали сайт и социальные сети с Битрикс24, добавили форму обратной связи. Все обращения фиксируются в единой системе, ни одно сообщение не теряется.

2. Создание стандартной формы заказа. Разработали структурированную карточку с отраслевыми полями: тип фурнитуры, фасады, количество направляющих и пр. Это сократило число уточнений и исключило недопонимания между отделами.

3. Система контроля документов. Перед передачей заказа на фабрику система автоматически проверяет наличие всех необходимых файлов (чертежей, спецификаций и пр.). Это исключает ситуации, когда производство начиналось без полного комплекта информации.

4. Разделение процессов на этапы с контролем сроков. Для каждого этапа установлены дедлайны. При нарушении сроков ответственный руководитель получает уведомление. Это дало управлению возможность вовремя реагировать и перераспределять нагрузку.

• 100% обращений клиентов фиксируются в системе. Ни одно сообщение не уходит без внимания.

• Работа между отделами стала прозрачной и структурированной.

• Повышен контроль сроков и эффективности работы сотрудников. Руководство в режиме реального времени видит, где происходит задержка и может оперативно реагировать.